Ett vintrigt landskap med relationsbyggande aktiviteter skapar fantastiska förutsättningar för en lyckad konferens.



Lyckade möten i kristider


Tyvärr får vi vänta lite till med att ha större möten och konferenser. Innan dess kan vi antingen träffas online eller utomhus. Ett möte i det fria ger en väldigt positiv effekt – att vara tillsammans på säkert avstånd och upp-leva naturen på nära håll. Karin Bohlin Sauce, projektledare och marknadsansvarig på Hummingbird Grupp & Konferens berättar hur mötet eller konferensen kan genomföras framgångsrikt även i dessa extraordinära tider.

.


Vår affärsidé bygger på att hjälpa företag att skapa relationer mellan medar-betarna, berättar Karin Bohlin Sauce. Vi tillhan-dahåller så bra förutsätt-ningar som möjligt för kommunikation inom företaget genom aktiva konferens- eller studie-resor. Vi samarbetar mycket med företag inom fastighetssektorn och har stor spetskompetens inom till exempel arkitektur.
    – Ett av våra mål är att skapa aktiva konfe-rensresor, där vi ofta lämnar konferensrummet för att göra gemensamma aktiviteter – allt för att skapa bra relationer mellan medarbetarna.
    – Därutöver erbjuder vi digitala möten, nå-got som såklart har ökat väsentligt under det senaste året. Syftet är alltid detsamma; att byg-ga relationer och skapa framgångsrik kommu-nikation med gemensamma upplevelser, möten och resor. Det går såklart även att genomföra digitala events – där man inte reser och möts fysiskt.


Hur kan en digital konferens se ut, och vilka mervärden kan det finnas?

    – Det kan till exempel vara att man sparar tid, eftersom medarbetarna inte behöver resa. Så även om vi älskar de fysiska mötena, blir logis-tiken enklare. Många har kanske hunnit bli lite trötta på de traditionella digitala mötena, så där försöker vi addera mervärden som gör att mötet eller konferensen blir mer än att bara titta på en datorskärm. Deltagarna ska få en upple-velse och känna delaktighet, och då erbjuder vi så kallade hybridmöten.

    – Det kan till exempel vara att vi bygger upp en studiomiljö med en scen, där deltagarna kan sitta i en soffa eller fåtölj och bli intervju-ade. Då kan intervjuaren röra sig över scenen och leda mötet, samtidigt som man kan lägga in förinspelat material som berör den aktuella verksamheten. Man kan också ha gäster på scen eller ringa upp andra kontor under sändningen. Sedan streamas detta till medarbetarna och blir som en skräddarsydd TV-sändning.


HYBRIDMÖTEN ALTERNATIV

    – En annan spännande lösning är så kallade hy-bridmöten. Då kan man bjuda in en del av per-sonalen till studion och för de övriga streamas konferensen. Under ett sådant möte kan man skicka ut mikrofoner till publiken och de kan ställa frågor till personerna på scenen. Man kan också ha deltagare på olika kontor, där sänd-ningen sedan kopplas samman och streamas. Det blir som en kombination av ett digitalt möte och ett fysiskt möte, och är något som vi ser allt mer av.


Går det att genomföra fysiska möten under de här förhållandena?

    – Visst är det mer komplicerat och ställer högre krav på säkerheten runt arrangemanget, men just nu lägger vi stort fokus på konferenser och upplevelser utomhus. Det kan till exempel vara vandringar i naturen, där man lagar mat till-sammans och genomför olika aktiviteter. Givet-vis finns det ett stort inslag av digital kommu-nikation, eftersom alla i företaget kanske inte kan närvara.


    – Det digitala mötet är helt säkert här för att stanna, men andelen fysiska möten kommer såklart att öka i takt med att vi förhoppningsvis snart kan återgå till det normala. Ett år kanske man gör en digital hybridkonferens och nästa år en gemensam resa till norra Italien.
    – Det finns som vi alla vet ett stort uppdämt behov av att kunna träffas, att kunna resa och vi hoppas naturligtvis att vi snart ska vara där igen. Under tiden gör vi allt för att företag ska kunna genomföra sina möten och konferenser på bästa sätt, avslutar Karin Bohlin Sauce.



Text: Tony Manieri
Foto: Hummingbird Grupp & Konferens

Adress: Box 374

116 31 Stockholm


Telefon: +46 70 717 30 50


Epost: info@magasingruppen.se

© 2020 Magasingruppen